Isännöitsijän ja taloyhtiön välinen sopimus on kirjallinen toimeksiantosopimus, jossa sovitaan isännöintipalveluiden sisällöstä, hinnoittelusta, vastuista ja sopimuksen kestosta. Sopimus syntyy taloyhtiön hallituksen päätöksellä, ja se velvoittaa molempia osapuolia sovittuihin ehtoihin koko sopimuskauden ajan. Alla käymme läpi sopimukseen liittyvät keskeisimmät kysymykset.
Mitä isännöintisopimuksessa sovitaan?
Isännöintisopimuksessa sovitaan isännöitsijän tehtävien laajuudesta, palvelun hinnasta, laskutuskäytännöistä, raportointivelvoitteista sekä sopimuksen kestosta ja irtisanomisehdoista. Sopimus määrittelee, mitkä tehtävät kuuluvat kiinteään kuukausihintaan ja mistä laskutetaan erikseen.
Tyypillinen isännöintisopimus kattaa hallinnolliset tehtävät, kuten kokousten valmistelun ja pöytäkirjat, talouden hoidon, kuten kirjanpidon ja budjetoinnin, sekä muut isännöinnin perustoimet. Lisäpalvelut, kuten suurten remonttien kilpailutukset, valvonta tai erityiset selvitykset, sovitaan yleensä erikseen lisähinnoittelulla.
Sopimuksessa on tärkeää eritellä myös, miten isännöitsijä raportoi taloyhtiön hallitukselle ja asukkaille. Selkeä raportointikäytäntö estää tiedonkulun katkokset ja varmistaa, että hallitus pysyy ajan tasalla kiinteistön tilanteesta.
Kuka allekirjoittaa isännöintisopimuksen taloyhtiön puolesta?
Isännöintisopimuksen allekirjoittaa taloyhtiön puolesta hallituksen puheenjohtaja yhdessä toisen hallituksen jäsenen kanssa tai yhtiöjärjestyksessä määritellyn nimenkirjoitusoikeuden mukaisesti. Hallitus tekee päätöksen isännöitsijän valinnasta kokouksessaan ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Käytännössä hallitus päättää ensin kokouksessaan, minkä isännöintitoimiston kanssa sopimus tehdään. Tämä päätös kirjataan kokouspöytäkirjaan, ja vasta sen jälkeen nimetyt henkilöt allekirjoittavat sopimuksen. Pelkkä puheenjohtajan yksin tekemä sopimus ei ole pätevä, ellei yhtiöjärjestys erikseen salli yksin allekirjoittamista.
On myös hyvä varmistaa, että sopimus allekirjoitetaan kahtena kappaleena: yksi taloyhtiölle ja yksi isännöintitoimistolle. Taloyhtiön kappale säilytetään muiden tärkeiden asiakirjojen yhteydessä.
Kuinka pitkä isännöintisopimus yleensä on?
Isännöintisopimus on tyypillisesti voimassa toistaiseksi tai määräaikaisena yhdestä kolmeen vuoteen. Toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa sovitaan irtisanomisajasta, joka on yleensä yhdestä kolmeen kuukautta. Määräaikaisessa sopimuksessa sopimuskausi päättyy automaattisesti, ellei sitä erikseen uusita.
Toistaiseksi voimassa oleva sopimus on taloyhtiön kannalta usein joustavampi, koska se mahdollistaa isännöitsijän vaihtamisen kohtuullisella irtisanomisajalla ilman erityisiä perusteita. Määräaikainen sopimus voi olla perusteltu esimerkiksi silloin, kun halutaan sitoutua uuteen isännöitsijään riittävän pitkäksi ajanjaksoksi yhteistyön vakiinnuttamiseksi.
Sopimuksen kestoon kannattaa kiinnittää erityistä huomiota neuvotteluvaiheessa. Liian pitkä määräaikainen sopimus voi sitoa taloyhtiön huonoon yhteistyösuhteeseen, jos palvelun laatu osoittautuu odotuksia heikommaksi.
Milloin taloyhtiö voi irtisanoa isännöitsijän?
Taloyhtiö voi irtisanoa isännöitsijän toistaiseksi voimassa olevasta sopimuksesta noudattamalla sovittua irtisanomisaikaa ilman erityistä syytä. Jos isännöitsijä on olennaisesti laiminlyönyt velvollisuutensa, sopimus voidaan purkaa välittömästi ilman irtisanomisaikaa.
Isännöitsijän irtisanominen edellyttää hallituksen kokouspäätöstä. Pelkkä hallituksen puheenjohtajan tai yksittäisen osakkaan tyytymättömyys ei riitä, vaan päätös on tehtävä asianmukaisessa kokouksessa ja kirjattava pöytäkirjaan.
Sopimuksen purkaminen välittömästi on mahdollista, jos isännöitsijä on esimerkiksi laiminlyönyt kirjanpidon, toiminut taloyhtiön edun vastaisesti tai rikkonut sopimusehtoja olennaisella tavalla. Tällaisissa tilanteissa taloyhtiöllä voi olla myös oikeus vaatia vahingonkorvausta aiheutuneista vahingoista.
Mitä eroa on isännöintisopimuksella ja isännöitsijäsopimuksella?
Isännöintisopimus tehdään taloyhtiön ja isännöintitoimiston välille, kun taas isännöitsijäsopimus viittaa sopimukseen, joka tehdään suoraan yksityisen isännöitsijän kanssa. Käytännössä termejä käytetään usein rinnakkain, mutta oikeudellinen vastapuoli on eri.
Kun sopimus tehdään isännöintitoimiston kanssa, vastuu palvelun laadusta ja jatkuvuudesta on yrityksellä. Tämä tarkoittaa, että yhden isännöitsijän vaihtuminen tai sairastuminen ei katkaise palvelua, koska toimisto vastaa sijaistamisesta. Yksityisen isännöitsijän kanssa tehdyssä sopimuksessa taloyhtiö on riippuvaisempi yhdestä henkilöstä.
Taloyhtiön kannalta on olennaista tietää, onko sopimuksen vastapuolena yritys vai yksityinen henkilö, koska tämä vaikuttaa vastuukysymyksiin, vakuutusturvaan ja palvelun jatkuvuuteen. Isännöintitoimistolla on yleensä toiminnan vastuuvakuutus, joka suojaa taloyhtiötä mahdollisissa virhetilanteissa.
Mihin kannattaa kiinnittää huomiota sopimusta tehdessä?
Isännöintisopimusta tehdessä kannattaa kiinnittää erityistä huomiota palvelusisällön tarkkuuteen, hinnoittelun läpinäkyvyyteen, irtisanomisehtoihin sekä siihen, miten sopimus käsittelee lisätyöt ja niiden laskutuksen. Epäselvät ehdot johtavat usein erimielisyyksiin myöhemmin.
Tärkeimmät tarkistuskohteet sopimuksessa ovat:
- Palvelusisällön erittely: Mitä tehtäviä kuukausihinta kattaa ja mistä laskutetaan erikseen
- Lisätöiden hinnoittelu: Onko tuntiveloitus tai yksikköhinnat selkeästi määritelty
- Irtisanomisaika ja -ehdot: Kuinka pitkä irtisanomisaika on ja millä ehdoilla sopimus voidaan purkaa
- Raportointivelvoitteet: Kuinka usein ja missä muodossa isännöitsijä raportoi hallitukselle
- Sijaistaminen: Miten palvelun jatkuvuus on turvattu isännöitsijän poissaolon aikana
- Eturistiriitojen hallinta: Kilpailutetaanko huoltopalvelut riippumattomasti vai onko toimistolla sidonnaisuuksia
Erityisen tärkeää on varmistaa, ettei sopimus sido taloyhtiötä yksinomaan isännöintitoimiston omiin alihankkijoihin. Riippumaton kilpailuttaminen suojaa taloyhtiötä ylikuormittuneelta hinnoittelulta ja varmistaa, että huoltopalvelut valitaan aidosti taloyhtiön edun mukaisesti.
Jos taloyhtiösi on pieni tai hallitus haluaa pitää enemmän langat omissa käsissään, kannattaa tutustua myös kevytisännöinnin vaihtoehtoon, jossa maksat vain tarvitsemistasi palveluista kiinteän kokonaispaketin sijaan.
Haluatko vertailla vaihtoehtoja tai pyytää tarjouksen isännöintipalveluista? Pyydä tarjous tai ota yhteyttä ja kerromme lisää siitä, miten Reilu Isännöinti voi palvella taloyhtiötänne.