Kyllä, taloyhtiön taloushallinnon siirtäminen digitaaliseen järjestelmään kannattaa lähes poikkeuksetta. Digitaalinen taloushallinto vähentää manuaalista työtä, parantaa taloustietojen ajantasaisuutta ja tekee hallinnosta läpinäkyvämpää niin hallitukselle kuin osakkaillekin. Erityisesti pienille taloyhtiöille, joissa hallitus hoitaa asioita vapaaehtoistyönä, digitaaliset työkalut voivat tehdä arjesta merkittävästi sujuvampaa. Alla käymme läpi keskeisimmät kysymykset digitaaliseen taloushallintoon siirtymisestä.
Mitä hyötyä digitaalisesta taloushallinnosta on taloyhtiölle?
Digitaalinen taloushallinto säästää aikaa, vähentää virheitä ja antaa taloyhtiön hallitukselle reaaliaikaisen näkymän yhtiön taloudelliseen tilanteeseen. Kun kirjanpito, laskutus ja vastikeseuranta hoituvat automaattisesti, hallituksen jäsenten ei tarvitse käyttää tunteja manuaaliseen kirjaamiseen tai tietojen etsimiseen mappikasoista.
Käytännön hyödyt näkyvät arjessa konkreettisesti. Ostolaskut saapuvat sähköisesti, ne voidaan hyväksyä muutamalla klikkauksella ja kirjanpito päivittyy automaattisesti. Vastikeseuranta pysyy ajan tasalla ilman erillisiä laskelmia, ja talousraportit ovat saatavilla milloin tahansa suoraan järjestelmästä.
Läpinäkyvyys on toinen merkittävä etu. Kun taloustiedot ovat selkeästi yhdessä paikassa, hallituksen kokouksiin valmistautuminen helpottuu ja päätöksenteko perustuu ajantasaiseen tietoon eikä kuukausia vanhoihin raportteihin. Netvisor tarjoaa reaaliaikaisen näkymän kassavirtaan ja ennustaa milloin rahat riittävät ja milloin ne loppuvat – tämä auttaa hallitusta tekemään päätöksiä ajoissa. Tämä on erityisen arvokasta taloyhtiöissä, joissa hallituksen jäsenet vaihtuvat säännöllisesti.
Mitä digitaalinen taloushallintojärjestelmä sisältää?
Taloyhtiön digitaalinen taloushallintojärjestelmä kattaa tyypillisesti kirjanpidon, laskutuksen, ostolaskujen käsittelyn, vastikeseurannan sekä talousraportoinnin. Kaikki nämä toiminnot hoituvat sähköisesti yhdessä järjestelmässä, jolloin tiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti saatavilla.
Reilu Kevytisännöinnissä taloushallinto toteutetaan Netvisor-ohjelmistolla, joka on yksi Suomen johtavista pilvipohjaisista taloushallinnon ratkaisuista. Netvisorissa hoidetaan käytännössä kaikki taloyhtiön taloudenpitoon liittyvät toiminnot:
- Vastikeseuranta ja laskutus
- Ostolaskujen vastaanotto, käsittely ja hyväksyntä
- Kirjanpito ja kirjanpidon täsmäytykset
- Myynti- ja ostoreskontran hallinta
Kirjanpidon perustoimenpiteet, kuten ostolaskujen kiertoon laittaminen sekä tiliöinti viikoittain ja kirjanpidon täsmäytykset kvartaaleittain, hoitaa Festum Accountingin kirjanpitäjä. Hallituksen vastuulle jää ainoastaan ostolaskujen hyväksyntä ja vastikeseurannan seuraaminen Netvisorissa, mikä on huomattavasti kevyempi rooli kuin perinteisessä paperisessa hallinnossa. Lisäksi Netvisor tarjoaa reaaliaikaisen näkymän kassavirtaan ja ennustaa milloin rahat riittävät ja milloin ne loppuvat – tämä auttaa hallitusta tekemään päätöksiä ajoissa.
Taloushallinnon rinnalla taloyhtiön hallinnollinen puoli, kuten osake- ja asukasrekisterit, dokumentit, lainaseuranta ja isännöintitodistukset, hoidetaan erillisessä ReiluSofta-ohjelmistossa. Nämä kaksi järjestelmää muodostavat yhdessä kattavan digitaalisen kokonaisratkaisun taloyhtiön hallintoon.
Sopiiko digitaalinen taloushallinto pienelle taloyhtiölle?
Kyllä, digitaalinen taloushallinto sopii erityisen hyvin pienelle taloyhtiölle. Juuri pienissä taloyhtiöissä, joissa hallitus hoitaa asioita vapaaehtoistyönä ilman ammatillista taloushallinnon koulutusta, digitaaliset työkalut tuovat eniten helpotusta arkeen.
Pienessä taloyhtiössä resurssit ovat rajalliset. Hallituksen puheenjohtaja tai OTO-isännöitsijä hoitaa talousasioita oman päivätyönsä ohella, eikä ylimääräiseen manuaaliseen työhön ole aikaa. Digitaalinen järjestelmä automatisoi rutiinit ja vapauttaa hallituksen jäsenten ajan olennaiseen: päätöksentekoon ja kiinteistön kehittämiseen.
Myös skaalautuvuus puhuu digitaalisen taloushallinnon puolesta. Järjestelmä toimii yhtä hyvin viiden kuin kahdenkymmenen huoneiston taloyhtiölle, eikä sen käyttö edellytä kirjanpidon tai taloushallinnon erityisosaamista. Käyttöliittymät on suunniteltu selkeiksi, ja ammattikirjanpitäjä hoitaa vaativammat toimenpiteet taustalla.
Kuinka paljon digitaalinen taloushallinto maksaa taloyhtiölle?
Digitaalisen taloushallinnon kustannus vaihtelee palveluntarjoajan ja palvelukokonaisuuden mukaan. Reilu Kevytisännöinnin kokonaisratkaisu, johon sisältyy Netvisor-pohjainen sähköinen taloushallinto, kirjanpito, laskutus sekä ReiluSofta-ohjelmisto, maksaa 199 euroa kuukaudessa (aloitusmaksu 490 euroa, hinnat sisältävät alv).
Vertailun vuoksi: perinteinen isännöinti maksaa 10 huoneiston taloyhtiölle tyypillisesti noin 600 euroa kuukaudessa. Kevytisännöinnillä säästö on tällöin noin 400 euroa kuukaudessa eli lähes 5 000 euroa vuodessa. Isommissa tai monimutkaisemmissa taloyhtiöissä perinteisen isännöinnin kulut voivat nousta huomattavasti korkeammiksikin, jolloin säästöpotentiaali kasvaa vastaavasti.
On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että kevytisännöinti ei ole vain halvempi versio perinteisestä isännöinnistä. Se on erilainen toimintamalli, jossa taloyhtiö itse kantaa suuremman vastuun arjen rutiineista digitaalisten työkalujen avulla. Tämä sopii taloyhtiöille, joiden hallituksesta löytyy tahtoa ja kykyä hoitaa juoksevat asiat omatoimisesti.
Miten taloushallinnon siirtyminen digitaaliseen järjestelmään käytännössä tapahtuu?
Digitaaliseen taloushallintoon siirtyminen tapahtuu vaiheistettuna prosessina, jossa nykyiset taloustiedot siirretään uuteen järjestelmään ja hallitus perehdytetään uusien työkalujen käyttöön. Käytännössä siirtymä ei edellytä taloushallinnon erityisosaamista hallitukselta, sillä palveluntarjoaja hoitaa teknisen käyttöönoton.
Reilu Kevytisännöinnin kohdalla siirtyminen etenee käytännössä näin:
- Taloyhtiön nykyiset tiedot, kuten kirjanpitoaineisto, osakkaat ja sopimukset, kartoitetaan ja siirretään järjestelmiin
- Netvisor otetaan käyttöön taloushallinnon alustana, ja laskutus sekä vastikeseuranta käynnistetään
- Hallituksen jäsenet perehdytetään ostolaskujen hyväksyntään ja muihin heidän vastuulleen kuuluviin toimenpiteisiin
- Kirjanpitäjä ottaa vastuun tiliöinneistä, täsmäytyksistä ja muista kirjanpidon perustoimenpiteistä
Siirtymävaiheen jälkeen arki tasaantuu nopeasti. Hallituksen jäsenet oppivat käytännössä muutamassa viikossa, mitä järjestelmässä pitää tehdä ja milloin, ja rutiinit alkavat sujua luontevasti.
Milloin on oikea aika vaihtaa digitaaliseen taloushallintoon?
Oikea aika vaihtaa digitaaliseen taloushallintoon on silloin, kun nykyinen tapa hoitaa taloyhtiön talousasioita tuntuu raskaalta, epäselkeältä tai vie liikaa aikaa. Tilikauden vaihde tai uuden isännöintisopimuksen solmiminen on luonteva hetki tehdä muutos.
Selkeitä merkkejä siitä, että muutos on ajankohtainen:
- Talousraportit eivät ole ajan tasalla tai niiden kokoaminen vie kohtuuttomasti aikaa
- Ostolaskujen käsittely tapahtuu paperisesti tai sähköpostin kautta ilman selkeää prosessia
- Vastikeseuranta on hankalaa tai virhealtista
- Hallituksen jäsenet kokevat talousasioiden hoitamisen kuormittavaksi
- Nykyinen isännöitsijä ei tarjoa riittävää läpinäkyvyyttä taloudenhoidossa
Vuodenvaihde on perinteisesti suosituin ajankohta isännöinnin vaihtamiseen, koska kirjanpitokausi alkaa alusta. Tämä tekee siirtymästä teknisesti selkeämmän. Käytännössä siirtyminen on kuitenkin mahdollista milloin tahansa tilikauden aikana, vaikka se vaatii hieman enemmän järjestelyä kirjanpidon osalta.
Jos taloyhtiösi hallitus hoitaa arjen juoksevat asiat omatoimisesti ja etsii selkeää, kustannustehokasta tapaa hallita taloushallintoa digitaalisesti, tutustu Reilu Kevytisännöintiin ja pyydä maksuton kartoitus. Palvelu on suunniteltu juuri teidän kaltaisillenne taloyhtiöille.