Taloyhtiön hallituksen jäsenen ei tarvitse olla kirjanpidon ammattilainen, mutta perusasioiden ymmärtäminen on tärkeää. Hallituksen vastuulla on hyväksyä ostolaskut, seurata vastikkeiden kertymistä ja varmistaa, että tilinpäätös allekirjoitetaan ajallaan. Varsinaisen kirjanpidon hoitaa aina ulkopuolinen kirjanpitäjä. Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki ne käytännön kysymykset, joita hallituksen jäsenelle kirjanpidon osalta nousee.
Mitä taloyhtiön kirjanpito sisältää käytännössä?
Taloyhtiön kirjanpito tarkoittaa kaikkien yhtiön tulojen ja menojen järjestelmällistä kirjaamista ja seurantaa. Käytännössä se kattaa vastikkeiden laskutuksen, ostolaskujen käsittelyn, pankkiliikenteen kirjaamisen sekä kuukausittaisen kirjanpidon täsmäyttämisen. Tilikauden lopussa kirjanpidosta muodostetaan tilinpäätös.
Arjessa taloyhtiön kirjanpito pyörii muutaman keskeisen toiminnon ympärillä:
- Vastikeseuranta: Hoitovastikkeiden, vesimaksujen ja muiden maksujen laskutus osakkailta ja niiden seuranta
- Ostolaskujen käsittely: Esimerkiksi huoltoyhtiön, siivoojan tai vakuutusyhtiön laskujen vastaanotto, tarkistus ja maksaminen
- Kirjanpidon täsmäytykset: Tiliotteiden ja kirjanpidon vastaavuuden varmistaminen säännöllisesti
- Lainojen seuranta: Yhtiölainojen lyhennysten ja korkojen kirjaaminen
- Tilinpäätöksen laadinta: Tilikauden tuloksen ja taseen kokoaminen
Pienessä taloyhtiössä kirjanpito on usein melko yksinkertaista, mutta se vaatii silti järjestelmällisyyttä. Sähköiset taloushallintojärjestelmät, kuten Netvisor, ovat järkeviä valintoja taloyhtiöille, koska ne automatisoivat suuren osan rutiineista ja pitävät taloustiedot reaaliaikaisesti näkyvissä.
Kuka vastaa taloyhtiön kirjanpidosta?
Taloyhtiön kirjanpidon järjestäminen on lain mukaan hallituksen vastuulla. Hallitus ei kuitenkaan itse tee kirjanpitoa, vaan vastaa siitä, että kirjanpito on asianmukaisesti järjestetty ulkopuoliselle ammattilaiselle. Käytännön kirjanpitotyön tekee aina kirjanpitäjä, joka toimii isännöitsijän tai suoraan taloyhtiön toimeksiannosta.
Vastuunjako menee käytännössä näin:
- Hallitus vastaa siitä, että kirjanpito on järjestetty ja että tilinpäätös allekirjoitetaan
- Kirjanpitäjä hoitaa ostolaskujen tiliöinnin, kirjanpidon täsmäytykset ja tilinpäätöksen laadinnan
- Isännöitsijä (perinteisessä mallissa) koordinoi taloushallintoa ja toimii hallituksen tukena
- Tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja tarkistaa kirjanpidon ja tilinpäätöksen vuosittain
Hallituksen jäsenen ei siis tarvitse osata tehdä kirjanpitoa itse. Tärkeintä on ymmärtää kokonaisuus riittävällä tasolla, jotta osaa valvoa, että asiat hoituvat oikein ja reagoida ajoissa, jos jokin menee pieleen.
Mitä hallituksen jäsenen täytyy hyväksyä kirjanpidossa?
Hallituksen jäsenen tärkein käytännön tehtävä kirjanpidossa on ostolaskujen hyväksyminen. Ennen kuin taloyhtiö maksaa minkään laskun, hallituksen valtuuttaman henkilön on tarkistettava, että lasku on aiheellinen ja summa oikea. Lisäksi hallitus seuraa vastikkeiden kertymistä ja hyväksyy tilinpäätöksen allekirjoituksellaan.
Konkreettisesti hallituksen jäsen tekee kirjanpidon osalta seuraavia asioita:
- Ostolaskujen hyväksyntä: Tarkistat saapuneen laskun, varmistat, että se vastaa tilattua palvelua tai tavaraa, ja hyväksyt sen maksettavaksi
- Vastikeseuranta: Seuraat, että kaikki osakkaat maksavat vastikkeensa ajallaan ja puutut rästeihin tarvittaessa
- Tilinpäätöksen allekirjoitus: Hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen, mikä on juridisesti merkittävä toimenpide
- Talousarvion hyväksyminen: Hallitus hyväksyy seuraavan vuoden budjetin ennen yhtiökokousta
Sähköisessä taloushallinnossa, kuten Netvisorissa, ostolaskujen hyväksyntä tapahtuu käytännössä muutamalla klikkauksella mobiilisti tai selaimessa. Tämä tekee prosessista huomattavasti sujuvampaa kuin paperilaskujen kanssa painiminen.
Miten taloyhtiön tilinpäätös eroaa tavallisesta tilinpäätöksestä?
Taloyhtiön tilinpäätös eroaa tavallisen yrityksen tilinpäätöksestä ennen kaikkea siinä, että taloyhtiö ei tavoittele voittoa. Tilinpäätöksessä näkyy, miten yhtiön tulot (vastikkeet ja muut maksut) ovat kattaneet menot (huolto, korjaukset, vakuutukset, lainanhoito). Tulos pyritään yleensä pitämään lähellä nollaa.
Taloyhtiön tilinpäätöksessä on muutama erityispiirre, jotka erottavat sen tavallisesta yritystilinpäätöksestä:
- Vastikkeisiin perustuva rahoitus: Tulot koostuvat pääosin hoitovastikkeista, pääomavastikkeista ja mahdollisista käyttökorvauksista, ei myynneistä
- Rahastointi: Taloyhtiö voi siirtää varoja korjausrahastoon tai muihin rahastoihin tulevia remontteja varten
- Lainaosuuslaskelmat: Tilinpäätökseen liitetään usein huoneistokohtaiset lainaosuuslaskelmat
- Toiminnantarkastus: Pienillä taloyhtiöillä riittää usein toiminnantarkastaja tilintarkastajan sijaan
Hallituksen jäsenen ei tarvitse ymmärtää tilinpäätöksen jokaista yksityiskohtaa, mutta on tärkeää osata lukea, onko tulos ylijäämäinen vai alijäämäinen ja mitä se tarkoittaa vastikkeiden kannalta jatkossa.
Milloin hallituksen pitää reagoida, jos kirjanpidossa on ongelma?
Hallituksen pitää reagoida välittömästi, jos kirjanpidossa havaitaan epäselvyyksiä, kirjanpito viivästyy merkittävästi tai vastikkeiden maksamisessa on toistuvia ongelmia. Viivyttely voi pahimmillaan johtaa taloudellisiin tappioihin tai hallituksen jäsenten henkilökohtaiseen vastuuseen huolimattomuudesta.
Merkit siitä, että kirjanpidossa on ongelma
Käytännön varoitusmerkkejä ovat esimerkiksi:
- Kirjanpitäjä tai isännöitsijä ei toimita talousraportteja sovitusti
- Tiliote ja kirjanpito eivät täsmää selitettävällä tavalla
- Laskuja maksetaan ilman hallituksen hyväksyntää
- Vastikkerästejä ei peritä aktiivisesti
- Tilinpäätös viivästyy ilman perusteltua syytä
Miten toimia, kun ongelma havaitaan
Ensimmäinen askel on ottaa yhteyttä kirjanpitäjään tai isännöitsijään ja pyytää selvitys. Jos selvitys ei tyydytä tai ongelma toistuu, hallituksen on syytä harkita palveluntarjoajan vaihtamista. Taloyhtiön talous on osakkaiden yhteistä omaisuutta, ja hallituksella on velvollisuus suojata sitä. Epäselvissä tilanteissa kannattaa konsultoida asiantuntijaa, kuten isännöitsijää tai tilitoimistoa.
Miten kevytisännöinti muuttaa hallituksen kirjanpitovastuuta?
Kevytisännöinnissä hallituksen kirjanpitovastuu ei kasva merkittävästi, mutta rooli muuttuu aktiivisemmaksi. Hallitus hyväksyy ostolaskut ja seuraa vastikekertymää itse digitaalisten työkalujen avulla sen sijaan, että isännöitsijä koordinoisi kaiken. Varsinainen kirjanpitotyö pysyy ammattilaisella.
Reilu Kevytisännöinnissä taloushallinto hoidetaan Netvisor-ohjelmistossa, joka on yksi Suomen johtavista digitaalisista taloushallintojärjestelmistä. Netvisor automatisoi kirjanpidon rutiinit, ja myynti- sekä ostoreskontran tapahtumat siirtyvät suoraan kirjanpitoon. Hallituksen vastuulle jää ostolaskujen hyväksyntä ja vastikeseuranta Netvisorissa, kun taas kirjanpitäjä hoitaa ostolaskujen tiliöinnin ja kirjanpidon täsmäytykset kvartaaleittain.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että hallituksen puheenjohtaja tai OTO-isännöitsijä kirjautuu Netvisoriin, hyväksyy saapuneen laskun muutamalla klikkauksella ja seuraa vastikekertymän tilannetta reaaliaikaisesti. Kirjanpitäjä pitää huolen siitä, että kirjaukset ovat oikein ja täsmäytykset tehty. Isännöitsijän tuki on saatavilla lisäpalveluna esimerkiksi yhtiökokouksen järjestämiseen tai urakan kilpailuttamiseen, mutta siitä maksetaan erikseen vain silloin, kun tarve on todellinen.
Tämä malli sopii erityisesti pienille taloyhtiöille, joiden hallituksessa on tahtoa kantaa arjen vastuut itse, mutta joissa ei haluta maksaa täydestä isännöintipalvelusta, kun suurin osa asioista hoituu sujuvasti digitaalisesti.
Jos taloyhtiösi hallitus miettii, voisiko kevytisännöinti sopia teille, kannattaa tutustua tarkemmin palveluun ja pyytää kartoitus. Lue lisää Reilu Kevytisännöinnistä ja täytä tarjouspyyntölomake sivun alaosassa.