Taloyhtiön hallituksen lakisääteiset velvoitteet eivät katoa isännöintimallista riippumatta. Olivat kyseessä sitten perinteinen isännöinti tai omatoiminen kevytisännöinti, samat taloyhtiön hallituksen velvollisuudet koskevat jokaista yhtiötä. Hyvä uutinen on se, että normaali huolellisuus riittää ja oikeat työkalut tekevät tehtävistä selvästi hallittavampia. Tämä tarkistuslista käy läpi taloyhtiön lakisääteiset tehtävät käytännönläheisesti ja kertoo samalla, miten kukin velvoite hoituu sujuvasti digitaalisilla työkaluilla.
Mitä laki vaatii taloyhtiön hallitukselta?
Asunto-osakeyhtiölaki asettaa taloyhtiön hallitukselle selkeän vastuun yhtiön hallinnosta ja toiminnan lainmukaisuudesta. Hallituksen tehtävä on huolehtia siitä, että yhtiön asiat hoidetaan asianmukaisesti, kirjanpito on kunnossa ja kiinteistön kunto säilyy. Nämä isännöintivelvoitteet eivät ole vapaaehtoisia, vaan ne kuuluvat jokaiselle hallitukselle.
Taloyhtiön hallituksen velvollisuudet kattavat laajan kirjon tehtäviä: rekisterien ylläpidosta tilinpäätökseen, kunnossapitosuunnittelusta muutostöiden hallintaan. Alla olevassa tarkistuslistassa käydään läpi kuusi keskeistä lakisääteistä tehtäväaluetta ja kerrotaan, miten kukin hoituu käytännössä.
1. Pidä osake- ja asukasrekisteri ajan tasalla
Osakerekisterin ja asukasrekisterin ajantasaisuus on yksi hallituksen perusvelvoitteista. Laki edellyttää, että taloyhtiö ylläpitää rekisteriä osakkeenomistajista ja asukkaista, ja tiedot on päivitettävä aina, kun omistaja tai asukas vaihtuu.
✅ Osakerekisterin ylläpito – ReiluSoftassa osakerekisteri on aina ajan tasalla. Omistajan tai asukkaan tietojen päivittäminen onnistuu muutamalla klikkauksella ilman paperilomakkeita tai erillistä yhteydenottoa isännöitsijään.
✅ Isännöintitodistuksen laadinta – ReiluSoftasta isännöintitodistus saadaan napin painalluksella. Perinteisesti todistuksen tilaaminen maksaa usein 150–200 euroa, mutta ReiluSoftassa hallituksen jäsenet voivat tulostaa niitä itse – nappia painamalla ja ilman lisäveloitusta.
2. Järjestä yhtiökokous määräajassa
Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kokouksessa käsitellään tilinpäätös, valitaan hallitus ja tilintarkastaja sekä päätetään muista yhtiöjärjestyksen edellyttämistä asioista. Yhtiökokouksen järjestäminen on yksi näkyvimmistä taloyhtiön lakisääteisistä tehtävistä.
✅ Yhtiökokouksen valmistelu ja kutsu – Kokouskutsun lähettäminen ja asiakirjojen jakaminen asukkaille hoituu ReiluSoftan dokumenttienhallinnan kautta. Hallitus voi hoitaa valmistelun itse digitaalisesti.
✅ Yhtiökokouksen käytännön järjestelyt – Mikäli hallitus haluaa tukea kokouksen läpivientiin, isännöitsijän apu on saatavilla lisäpalveluna tarvittaessa, josta maksetaan erikseen. Tämä pitää kustannukset kurissa: maksat vain silloin, kun todella tarvitset apua.
3. Huolehdi tilinpäätöksestä ja kirjanpidosta
Kirjanpidon ja tilinpäätöksen hoitaminen asianmukaisesti on yksi hallituksen keskeisimmistä lakisääteisistä velvoitteista. Taloyhtiön on pidettävä kirjanpitoa ja laadittava tilinpäätös jokaiselta tilikaudelta.
✅ Ostolaskujen hyväksyntä – Netvisorissa hallitus hyväksyy ostolaskut sähköisesti. Festum Accountingin kirjanpitäjä hoitaa ostolaskujen kiertoon laittamisen sekä tiliöinnin viikoittain, joten hallituksen tehtäväksi jää vain hyväksyntä ja siirtäminen maksatukseen nappia painamalla. Ei tarvetta mennä enää verkkopankkiin näyttelemään laskujen tietoja.
✅ Kirjanpidon täsmäytykset ja talousseuranta – Festum Accountingin kirjanpitäjä tekee kirjanpidon täsmäytykset kvartaaleittain. Netvisor tarjoaa lisäksi reaaliaikaisen näkymän kassavirtaan: järjestelmä ennustaa, milloin rahat riittävät ja milloin ne loppuvat, mikä auttaa hallitusta tekemään päätöksiä ajoissa.
✅ Tilinpäätöksen laadinta – Tilinpäätöksen laadinta Festumin kirjanpitäjän toimesta maksaa 259 euroa Kevytisännöinnissä. Tarvittaessa hallitus voi myös pyytää lisätukea isännöitsijältä lisäpalveluna, josta maksetaan erikseen.
4. Tee kunnossapitotarveselvitys viideksi vuodeksi
Hallituksen on esitettävä varsinaisessa yhtiökokouksessa selvitys taloyhtiön rakennusten ja kiinteistöjen kunnossapitotarpeesta seuraavan viiden vuoden ajalle. Tämä kunnossapitotarveselvitys on lakisääteinen velvoite, joka koskee kaikkia taloyhtiöitä.
✅ Kunnossapitotöiden dokumentointi – ReiluSoftassa kunnossapitotiedot ja tehdyt toimenpiteet kirjataan järjestelmään, jolloin historia on aina saatavilla ja selvityksen kokoaminen helpottuu merkittävästi.
✅ ReiluSofta ohjaa ja auttaa – ReiluSoftan taustalla on RT-kortiston mukaiset tekniset käyttöiät eri rakennusosille. Se luo hallitukselle hyvän pohjan siihen, että minkä rakennusosien laskennalliset käyttöiät alkavat olemaan loppusuoralla.
✅ Kunnossapitosuunnitelman laadinta – Viisivuotissuunnitelman kokoaminen vaatii usein teknistä arviointia. Tekninen isännöinti ei kuulu Reilu Kevytisännöinnin palveluihin, mutta palveluisännöitsijä voi tarvittaessa auttaa sopivan teknisen asiantuntijan löytämisessä lisäpalveluna tarvittaessa.
5. Hallinnoi muutos- ja kunnossapitotöiden luvat
Taloyhtiön hallituksen on käsiteltävä osakkaiden tekemät muutostyöilmoitukset ja myönnettävä tarvittavat luvat. Hallitus vastaa siitä, että muutostyöt ovat yhtiöjärjestyksen ja lain mukaisia eivätkä aiheuta haittaa muille osakkaille tai kiinteistölle.
✅ Muutostyöilmoitusten vastaanotto ja käsittely – ReiluSoftassa osakkaat voivat tehdä muutostyöilmoitukset sähköisesti ja hallitus käsittelee ne samassa järjestelmässä. Kaikki dokumentit tallentuvat automaattisesti, joten historia on aina löydettävissä.
✅ Lupapäätösten dokumentointi – Päätökset kirjataan ReiluSoftaan, mikä varmistaa läpinäkyvyyden ja helpottaa mahdollisia myöhempiä tarkistuksia esimerkiksi asuntokaupan yhteydessä.
6. Huolehdi vakuutuksista ja vahinkoilmoituksista
Taloyhtiöllä on oltava asianmukaiset kiinteistövakuutukset, ja hallituksen vastuulla on varmistaa, että vakuutukset ovat voimassa ja kattavat riittävän laajasti. Vahinkojen sattuessa vahinkoilmoitukset on tehtävä viipymättä.
✅ Vakuutusasiakirjojen hallinta – Vakuutuskirjat ja muut sopimukset tallennetaan ReiluSoftaan, josta ne löytyvät tarvittaessa nopeasti ilman mappien selailua.
✅ Vahinkoilmoitusten hoitaminen – Pienet vahingot hallitus voi hoitaa itse vakuutusyhtiön kanssa suoraan. Monimutkaisemmissa vahinkotilanteissa isännöitsijän tuki on saatavilla lisäpalveluna tarvittaessa, josta maksetaan erikseen.
Tarkistuslista helpottaa, digitaaliset työkalut vielä enemmän
Taloyhtiön hallituksen lakisääteiset velvoitteet voivat ensisilmäyksellä tuntua laajalta kokonaisuudelta, mutta käytännössä kyse on hallittavista rutiineista. Kun tehtävät on listattu selkeästi ja oikeat työkalut ovat käytössä, jokainen kohta tarkistuslistalta hoituu järjestelmällisesti ilman turhaa kiirettä tai epäselvyyttä.
Reilu Kevytisännöinti on rakennettu juuri tätä varten: omatoiminen taloyhtiön hallitus hoitaa arjen tehtävät ReiluSoftan ja Netvisorin avulla, kirjanpitäjä pitää talouden kunnossa taustalla, ja isännöitsijän asiantuntemus on saatavilla silloin, kun sitä todella tarvitaan. Maksat vain siitä, mitä oikeasti käytät.
Haluatko nähdä, miten Reilu Kevytisännöinti sopii juuri teidän taloyhtiöllenne? Tutustu palveluun ja pyydä tarjous – kartoituslomake löytyy sivun alaosasta.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.