Taloyhtiön toimintakertomus on asunto-osakeyhtiölain edellyttämä asiakirja, joka laaditaan jokaiselta tilikaudelta ja esitetään yhtiökokoukselle tilinpäätöksen yhteydessä. Se kuvaa taloyhtiön toimintaa, taloutta ja kiinteistön kuntoa kuluneelta vuodelta. Tässä artikkelissa käydään läpi toimintakertomuksen keskeinen sisältö, vastuut ja käytännön toteutus.
Mitä tietoja toimintakertomukseen on lain mukaan sisällytettävä?
Taloyhtiön toimintakertomuksen sisällöstä säädetään asunto-osakeyhtiölaissa ja kirjanpitolaissa. Lain mukaan toimintakertomuksessa on esitettävä tiedot yhtiövastikkeiden käytöstä, taloudellisesta tilanteesta, merkittävistä tapahtumista tilikauden aikana sekä arvio tulevista korjaustarpeista. Asunto-osakeyhtiön toimintakertomus on siis selvästi laajempi kuin monissa muissa yhtiömuodoissa.
Käytännössä lakisääteinen toimintakertomuksen sisältö kattaa seuraavat osa-alueet:
- Vastikkeet: Miten yhtiövastikkeita on kerätty ja mihin ne on käytetty. Jos taloyhtiöllä on useampi vastikelaji, jokainen eritellään erikseen.
- Lainat: Yhtiön lainat ja niiden lyhennykset sekä osakaskohtainen lainaosuus.
- Korjaukset ja kunnossapito: Tilikauden aikana tehdyt merkittävät korjaukset sekä tiedossa olevat tulevat korjaustarpeet.
- Taloudellinen tilanne: Arvio yhtiön taloudellisesta asemasta ja mahdollisista riskeistä.
- Olennaiset tapahtumat: Tilikauden jälkeen tapahtuneet merkittävät asiat, jotka vaikuttavat yhtiön tilanteeseen.
- Hallituksen kokoonpano ja isännöitsijä: Keitä hallituksessa on toiminut ja kuka on hoitanut isännöintiä.
Uudehkoilla ja hyvin hoidetuilla taloyhtiöillä toimintakertomus voi olla melko lyhyt, jos korjaustarpeita ei ole kertynyt eikä poikkeuksellisia tapahtumia ole ollut. Vanhemmissa kiinteistöissä korjaushistoria ja tulevat hankkeet voivat viedä enemmän tilaa.
Kuka on vastuussa toimintakertomuksen laatimisesta?
Taloyhtiön hallitus on vastuussa toimintakertomuksen laatimisesta. Tämä vastuu on nimenomaisesti hallituksella, ei isännöitsijällä, vaikka isännöitsijä käytännössä usein avustaa tai kokoaa asiakirjan. Hallituksen puheenjohtaja allekirjoittaa toimintakertomuksen yhdessä muiden hallituksen jäsenten kanssa.
Perinteisessä isännöinnissä isännöitsijä valmistelee toimintakertomuksen luonnoksen hallituksen hyväksyttäväksi, ja hallitus tarkistaa ja vahvistaa sen. Tämä on toimiva jako, mutta on tärkeää ymmärtää, että lopullinen vastuu sisällön oikeellisuudesta on aina hallituksella.
Kevytisännöinnissä tai OTO-isännöinnissä hallitus tai sen nimeämä vastuuhenkilö kokoaa toimintakertomuksen itse. Tämä ei ole niin monimutkaista kuin miltä kuulostaa: kun kirjanpito on ajan tasalla ja taloyhtiön tiedot löytyvät helposti digitaalisesta järjestelmästä, tarvittavat luvut ja tiedot ovat käden ulottuvilla.
Milloin toimintakertomus pitää valmistua ja kenelle se esitetään?
Toimintakertomuksen on valmistuttava ennen varsinaista yhtiökokousta, jolle se esitetään tilinpäätöksen yhteydessä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Useimmilla taloyhtiöillä tilikausi päättyy 31.12., joten yhtiökokous ja toimintakertomuksen esittäminen ajoittuvat tyypillisesti keväälle, viimeistään kesäkuun loppuun mennessä.
Toimintakertomus tilinpäätöksineen on pidettävä osakkaiden nähtävillä ennen yhtiökokousta. Käytännössä se toimitetaan osakkaille hyvissä ajoin ennen kokousta, jotta heillä on mahdollisuus tutustua siihen etukäteen. Yhtiökokouksessa toimintakertomus käydään läpi, ja osakkaat voivat esittää kysymyksiä.
Tilinpäätös ja toimintakertomus on myös rekisteröitävä Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH) tietyssä määräajassa. Tämä velvollisuus koskee kaikkia asunto-osakeyhtiöitä koosta riippumatta.
Miten toimintakertomus eroaa tilinpäätöksestä?
Toimintakertomus ja tilinpäätös ovat erillisiä asiakirjoja, jotka täydentävät toisiaan. Tilinpäätös on numeerinen katsaus taloyhtiön taloudelliseen tilanteeseen: se sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Toimintakertomus puolestaan on sanallinen selvitys, joka selittää lukujen taustaa ja kertoo taloyhtiön toiminnasta laajemmin.
Yksinkertaistaen:
- Tilinpäätös vastaa kysymykseen: miltä taloyhtiön talous näyttää numeroina?
- Toimintakertomus vastaa kysymykseen: mitä taloyhtiössä tapahtui ja miksi luvut ovat sellaisia kuin ovat?
Asunto-osakeyhtiöissä nämä kaksi asiakirjaa kulkevat aina käsi kädessä. Molemmat allekirjoitetaan hallituksen toimesta, molemmat esitetään yhtiökokoukselle ja molemmat rekisteröidään PRH:lle. Osakkaalle toimintakertomus on usein helpommin lähestyttävä asiakirja kuin tilinpäätös, koska se on kirjoitettu selkokielellä ilman kirjanpidon ammattitermistöä.
Voiko toimintakertomuksen tehdä itse ilman isännöitsijää?
Kyllä, toimintakertomuksen voi tehdä itse ilman ammattimaista isännöitsijää, ja monet pienten taloyhtiöiden hallitukset tekevät niin. Edellytyksenä on, että taloyhtiön kirjanpito on ajan tasalla, lainatiedot ja korjaushistoria löytyvät helposti, ja hallituksella on riittävä käsitys siitä, mitä laki edellyttää toimintakertomukselta.
Käytännön toteutus helpottuu merkittävästi, kun taloyhtiön tiedot ovat järjestyksessä digitaalisessa järjestelmässä. Esimerkiksi Reilu Kevytisännöinnin palvelukokonaisuudessa kirjanpito hoidetaan Netvisorissa, josta ajantasaiset talousluvut ovat helposti saatavilla toimintakertomusta varten. Rekisterit, dokumentit ja kunnossapitotiedot löytyvät ReiluSoftasta. Kun tiedot ovat yhdessä paikassa, toimintakertomuksen kokoaminen ei vaadi ammattilaisapua.
Jos hallitus kokee tarvitsevansa tukea toimintakertomuksen laadinnassa, kiinteään kuukausihintaan sisältyy tunti palveluisännöitsijän aikaa kuukaudessa, jota voidaan hyödyntää myös tällaisissa tilanteissa. Laajemmat palveluisännöitsijän palvelut ja muut erikseen määritellyt lisäpalvelut veloitetaan erikseen käytön mukaan.
Toimintakertomusta ei ole tarkoitettu vaikeaksi. Se on ennen kaikkea rehellinen katsaus siihen, miten taloyhtiössä on mennyt ja mitä on edessä. Kun hallituksella on selkeä kuva taloyhtiön tilanteesta, asiakirjan kokoaminen on enemmän kirjoittamista kuin laskemista.
Jos haluat hoitaa taloyhtiösi hallinnon sujuvasti ilman turhia kuluja, tutustu Reilu Kevytisännöinnin palveluun ja katso, sopiiko se juuri teidän taloyhtiöllenne.