Olet juuri saanut tiedon, että sinut on valittu taloyhtiön hallitukseen. Tai olet jo jäsenenä, mutta et ole täysin varma, mitä sinulta oikeastaan odotetaan. Kummassakin tilanteessa on yksi yhteinen tunne: epävarmuus.
Hyvä uutinen on se, että taloyhtiön hallituksen jäsenen tehtävät ovat täysin hallittavissa, kunhan tiedät, mitä ne ovat ja millä työkaluilla ne hoidetaan. Tässä artikkelissa käydään läpi juuri se, mitä vuosi hallituksessa käytännössä tarkoittaa.
Hallitustyön käytännön tehtävät kuukausi kuukaudelta
Taloyhtiön hallituksen tehtävät eivät jakaudu tasaisesti ympäri vuotta. Osa töistä on jatkuvia, osa painottuu tiettyihin ajankohtiin.
Jatkuvat tehtävät pitkin vuotta:
- Ostolaskujen hyväksyntä sitä mukaa, kun niitä saapuu
- Vastikkeiden seuranta ja mahdollisiin maksuongelmiin reagointi
- Asukkailta ja osakkailta tuleviin yhteydenottoihin vastaaminen
- Kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten käsittely
- Yhtiön tietojen pitäminen ajan tasalla
Kevätkauden tehtävät (tammi–toukokuu):
- Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen hyväksyminen
- Yhtiökokouksen kutsuminen koolle ja kokouksen järjestäminen
- Kunnossapitotarveselvityksen (PTS) päivittäminen
Syyskauden tehtävät (syys–joulukuu):
- Ensi vuoden talousarvion laadinta
- Mahdollisten remonttien suunnittelu ja kilpailutus
- Vakuutusten tarkistus
Kokonaisuutena kyse on muutamista tunneista kuukaudessa, ei kokopäiväisestä työstä.
Vastuut, joita hallituksen jäsen ei voi siirtää eteenpäin
Taloyhtiön hallituksella on lakisääteisiä vastuita, jotka pysyvät hallituksella isännöintimallista riippumatta. Tämä on tärkeä ymmärtää: isännöitsijä ei poista hallituksen vastuuta, vaan auttaa sen hoitamisessa.
Hallituksen vastuulla on aina:
- Yhtiön edun valvominen ja päätöksenteko hallituksena
- Taloudellinen vastuu: budjetti, talousarvio ja varainhoidon valvonta
- Kiinteistön kunnossapitovastuun täyttäminen ja PTS:n ylläpito
- Osakkaiden ja asukkaiden tasapuolinen kohtelu
- Yhtiökokouksen koollekutsuminen ja päätösten toimeenpano
Nämä velvollisuudet eivät katoa, vaikka taloyhtiöllä olisi täyden palvelun isännöitsijä. Hallitus vastaa aina viime kädessä siitä, että yhtiötä hoidetaan asianmukaisesti.
Tämä ei ole pelottava asia. Se on vain hyvä tiedostaa, jotta osaa arvioida oman roolinsa realistisesti.
Milloin hallituksen kannattaa pyytää apua isännöitsijältä
Osa hallituksen tehtävistä on rutiineja, jotka hoituvat digitaalisilla työkaluilla ilman erityisosaamista. Mutta joskus eteen tulee tilanteita, joissa ulkopuolinen asiantuntemus on viisasta hankkia.
Harkitse isännöitsijän apua silloin, kun kyseessä on:
- Isompi remontti tai urakka, joka vaatii kilpailutusta ja valvontaa
- Riitaisa yhtiökokous tai juridisesti epäselvä tilanne
- Ensimmäinen yhtiökokous, jonka järjestämiseen tarvitaan tukea
- Osakkaan tai asukkaan kanssa syntynyt konflikti
- Suuri taloudellinen päätös, kuten lainan ottaminen tai rahastointi
Reilu Kevytisännöinnissä isännöitsijän tuki on saatavilla lisäpalveluna tarvittaessa. Se ei kuulu kiinteään kuukausihintaan, joten maksat siitä vain silloin, kun sille on oikea tarve.
Digitaaliset työkalut helpottavat hallitustyötä merkittävästi
Suurin osa hallitustyön hankaluuksista ei johdu tehtävien vaikeudesta. Se johtuu siitä, että tieto on hajallaan, dokumentit ovat kadonneissa kansioissa ja kukaan ei tiedä, kenen vastuulla mikäkin asia on.
Oikeat digitaaliset työkalut ratkaisevat tämän. ReiluSoftassa hallituksen tarvitsemat tiedot ovat yhdessä paikassa:
- Osake- ja asukasrekisteri aina ajan tasalla
- Kaikki yhtiön dokumentit tallessa ja helposti löydettävissä
- Kunnossapitotarveselvitys (PTS) tehtynä HTJ-yhteensopivasti
- Isännöitsijäntodistus saadaan napin painalluksella ilmaiseksi, perinteisesti tämä maksaa 150–200 euroa kappaleelta
- Tiedotteet laaditaan suoraan sovelluksessa
Taloushallinto puolestaan hoituu Netvisorissa. Vastikeseuranta, laskutus ja ostolaskujen hyväksyntä tapahtuvat siellä. Netvisor tarjoaa myös reaaliaikaisen näkymän kassavirtaan: näet suoraan, milloin rahat riittävät ja milloin eivät, mikä auttaa hallitusta tekemään päätöksiä ajoissa.
Festum Accountingin kirjanpitäjä hoitaa ostolaskujen kiertoon laittamisen sekä tiliöinnin viikoittain ja kirjanpidon täsmäytykset kvartaaleittain. Hallituksen ei tarvitse olla kirjanpidon asiantuntija.
Aloita kevytisännöinnillä, sopii myös omatoimiselle hallitukselle
Jos taloyhtiösi hallituksessa on halua kantaa osa arjen vastuista itse, kevytisännöinti on rakennettu juuri tähän tarkoitukseen.
Reilu Kevytisännöinnin kiinteä hinta on 199 €/kk (aloitusmaksu 490 €, sis. alv). Hintaan sisältyy ReiluSofta-ohjelmisto, sähköinen taloushallinto Netvisorissa, kirjanpito ja laskutus sekä kirjanpitäjän hoitamat perustoimenpiteet.
Vertailun vuoksi: perinteinen isännöinti maksaa 10 huoneiston taloyhtiölle tyypillisesti noin 600 €/kk ja 20 huoneiston taloyhtiölle noin 800 €/kk. Ero on merkittävä, mutta kyse ei ole pelkästään hinnasta. Kevytisännöinti on eri toimintamalli: hallitus pitää ohjat käsissään ja saa selkeät digitaaliset työkalut sen tueksi.
Malli sopii erityisesti pienille ja uudehkoille taloyhtiöille, mutta myös kokeneemmille hallituksille, jotka haluavat enemmän kontrollia ja läpinäkyvyyttä yhtiönsä asioihin.
Jos hallitustyö tuntuu vielä epäselvältä tai haluat arvioida, sopiiko kevytisännöinti juuri teidän taloyhtiöllenne, kannattaa tutustua palveluun tarkemmin. Tutustu Reilu Kevytisännöintiin ja täytä kartoituslomake, se ei sido mihinkään ja antaa selkeän kuvan siitä, mitä palvelu käytännössä tarkoittaa.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.