Kunnossapito- ja muutostöiden dokumentointi on yksi niistä taloyhtiön tehtävistä, joka jää helposti puolitiehen. Työ tehdään, mutta paperit katoavat tai tiedot jäävät jonkun sähköpostilaatikkoon.
OTO-isännöitsijälle tämä on tuttu tilanne. Vastuut ovat todelliset, mutta aikaa ja selkeitä järjestelmiä puuttuu. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä dokumentoinnissa pitää huomioida ja miten sen saa toimimaan käytännössä.
Mitä tietoja kunnossapito- ja muutostöistä on kirjattava
Taloyhtiön kunnossapito- ja muutostöistä on pidettävä kirjaa sekä yhtiön vastuulla olevista töistä että osakkaiden tekemistä muutoksista. Tämä ei ole vain hyvä käytäntö, se on myös lain edellyttämää.
Asunto-osakeyhtiölaki velvoittaa taloyhtiötä pitämään kirjaa osakkaiden tekemistä muutostöistä. Tieto siitä, kuka on muuttanut mitä ja milloin, on välttämätön esimerkiksi vastuunjaon selvittämiseksi myöhemmin.
Käytännössä dokumentoitavia asioita ovat muun muassa:
- Osakkaiden tekemät muutostyöilmoitukset ja niihin liittyvät päätökset
- Taloyhtiön tilaamat kunnossapitotyöt, kuten putkiremontit, kattosaneeraukset ja julkisivutyöt
- Urakoitsijoiden tiedot, sopimukset ja takuuasiakirjat
- Töiden valmistumisajankohdat ja mahdolliset tarkastuspöytäkirjat
- Kuvat ennen ja jälkeen työn, erityisesti rakenteisiin kajoavissa töissä
Nämä tiedot ovat myös keskeinen osa isännöintitodistusta ja taloyhtiön historiatietoja, joita tarvitaan esimerkiksi asuntokaupan yhteydessä.
Dokumentoinnin haasteet OTO-isännöitsijälle
OTO-isännöinti tarkoittaa käytännössä sitä, että hoidat taloyhtiön asioita oman päätyösi ohella. Aika on kortilla ja hallinnolliset rutiinit kilpailevat kaiken muun kanssa.
Dokumentointi kärsii usein juuri siksi, että sille ei ole selkeää paikkaa eikä rakennetta. Sähköpostit, pdf-tiedostot ja paperikansiot hajoavat eri paikkoihin. Kun tietoa tarvitaan, sitä ei löydy nopeasti.
Tyypillisiä kipupisteitä ovat:
- Muutostyöilmoitukset kirjataan epäyhtenäisesti tai jätetään kokonaan kirjaamatta
- Vanhat dokumentit ovat edellisen vastuuhenkilön tietokoneella tai sähköpostissa
- Taloyhtiöllä ei ole selkeää arkistointirakennetta
- Osakkaiden tekemistä töistä ei ole jäänyt mitään kirjallista jälkeä
Ongelma kärjistyy yleensä silloin, kun taloyhtiössä tapahtuu jotain odottamatonta tai vastuuhenkilö vaihtuu. Silloin selvitystyö alkaa alusta.
Digitaalinen alusta tekee dokumentoinnista järjestelmällistä
Järjestelmällinen kunnossapitotöiden dokumentointi taloyhtiössä ei vaadi enemmän aikaa, se vaatii oikean paikan tiedoille.
ReiluSofta on Reilu Kevytisännöinnin digitaalinen alusta, jossa kunnossapito- ja muutostyöt dokumentoidaan suoraan järjestelmään. Kaikki tieto on yhdessä paikassa, kaikkien valtuutettujen nähtävissä ja löydettävissä nopeasti.
Käytännössä ReiluSoftalla pystyt:
- Kirjaamaan osakkaiden muutostyöilmoitukset suoraan järjestelmään liitteineen
- Tallentamaan taloyhtiön kunnossapitotöihin liittyvät dokumentit selkeästi arkistoituina
- Seuraamaan töiden tilaa ja historiatietoja helposti
- Tuottamaan isännöintitodistuksen, johon kunnossapitotiedot päivittyvät suoraan kirjatuista tiedoista
Kun muutostyöt taloyhtiössä dokumentoidaan johdonmukaisesti yhteen paikkaan, vastuuhenkilön vaihtuminenkin sujuu ilman tietokatoa. Seuraaja pääsee suoraan kiinni ajantasaiseen tilanteeseen.
ReiluSofta on osa Reilu Kevytisännöinnin kokonaisratkaisua hintaan 199 €/kk (aloitusmaksu 490 €, alv. sis.).
Kevytisännöinti tukee silloin, kun tilanne on haastava
Joskus kunnossapitotyö on niin iso tai monimutkainen, että OTO-isännöitsijän oma osaaminen ei riitä. Silloin ei tarvitse selvitä yksin.
Reilu Kevytisännöinnin palvelumallissa isännöitsijän tuki on saatavilla lisäpalveluna silloin, kun sille on oikea tarve. Maksat siitä erikseen, et automaattisesti joka kuukausi.
Tuki voi olla hyödyksi esimerkiksi silloin, kun:
- Taloyhtiö kilpailuttaa isomman urakan eikä hallituksella ole kokemusta tarjouspyyntöjen laadinnasta
- Remontin valvontaan tarvitaan ulkopuolinen asiantuntija
- Osakkaalta on tullut muutostyöilmoitus, jonka lainmukaisuudesta ei ole varmuutta
Tämä on yksi kevytisännöinnin keskeisistä vahvuuksista: OTO-isännöinti toimii itsenäisesti arjessa, mutta ammattimainen tuki on saatavilla silloin kun sitä oikeasti tarvitaan.
Aloita järjestelmällinen dokumentointi tänään
Paras hetki aloittaa taloyhtiön dokumentointi kunnolla on ennen kuin seuraava remontti alkaa tai seuraava muutostyöilmoitus saapuu.
Reilu Kevytisännöinti on rakennettu juuri teidän kaltaisillenne taloyhtiöille, joissa hallitus haluaa kantaa vastuun arjesta, mutta tarvitsee selkeän digitaalisen rakenteen sen tueksi.
Katso lisää ja pyydä tarjous Reilu Kevytisännöinnin sivuilta. Sivun alaosasta löydät myös kartoituslomakkeen, jonka avulla selvitetään, sopiiko palvelu teidän taloyhtiöllenne.