Taloyhtiön asiakirjat kasaantuvat helposti: yhtiökokouspöytäkirjat sähköpostissa, isännöintitodistukset kansiossa, kunnossapitodokumentit jonkun tietokoneen työpöydällä. Kun joku kysyy jotain, alkaa etsiminen.
OTO-isännöitsijänä tai hallituksen jäsenenä sinulla ei ole aikaa tähän. Digitaalinen asiakirjahallinta ratkaisee ongelman kerralla.
Paperinen kaaos vai selkeä digitaalinen järjestys?
Taloyhtiön dokumentit ovat lakisääteistä tietoa. Niiden pitää löytyä nopeasti, olla ajan tasalla ja olla oikeiden ihmisten saatavilla.
Käytännössä tilanne näyttää usein tältä:
- Yhtiökokouspöytäkirja löytyy jonkun sähköpostista, ehkä
- Edellinen isännöintitodistus on tulostettu versio, jonka päiväys on vuodelta 2022
- Kunnossapitohistoria on muistin varassa tai hajallaan useammassa paikassa
- Osakerekisteri ei ole varmuudella ajan tasalla
Tämä ei ole harvinainen tilanne, se on normi monessa pienessä taloyhtiössä. Ja se aiheuttaa yllättävän paljon turhaa työtä juuri silloin kun kiire on suurin: asuntokaupan yhteydessä, remonttia kilpailutettaessa tai uuden hallituksen aloittaessa.
Digitaalinen asiakirjahallinta ei tarkoita, että kaikki skannataan pilveen. Se tarkoittaa, että taloyhtiön dokumentit elävät yhdessä paikassa, aina ajantasaisina, aina löydettävissä.
Mitä kaikkea ReiluSofta hoitaa asiakirjahallinnan osalta
ReiluSofta on Reilu Kevytisännöinnin digitaalinen alusta, joka on suunniteltu juuri omatoimisille taloyhtiöille. Asiakirjahallinta on yksi sen keskeisistä vahvuuksista.
Ohjelmistossa hallinnoit käytännössä kaiken taloyhtiön tarvitseman dokumentaation yhdessä paikassa:
- Asukas-, osakas- ja osakerekisterit pysyvät järjestyksessä ja ajan tasalla
- Dokumenttien hallinta kokoaa yhtiökokouspöytäkirjat, sopimukset ja muut asiakirjat yhteen selkeään paikkaan
- Kunnossapito- ja muutostöiden dokumentointi tallentuu osaksi kiinteistön historiaa, ei kenenkään sähköpostiin
- Isännöintitodistukset laaditaan suoraan ohjelmistossa, jolloin tiedot ovat automaattisesti oikein
- Lainaseuranta on osa kokonaisuutta, joten rahoitusliitteet pysyvät mukana muun dokumentaation rinnalla
Käytännön hyöty on konkreettinen: kun asuntokaupassa tarvitaan isännöintitodistus, se syntyy nopeasti ja tiedot ovat oikeita. Kun hallitus vaihtuu, uusi jäsen pääsee heti kiinni kaikkeen oleelliseen.
ReiluSofta ei ole monimutkainen isännöintijärjestelmä ammattilaisille. Se on työkalu, jota tavallinen hallituksen jäsen oppii käyttämään nopeasti ilman erillistä koulutusta.
Kevytisännöinti ei tarkoita enemmän työtä, vaan parempia työkaluja
Monelle tulee mieleen, että kevytisännöinti tarkoittaa enemmän vastuuta ja enemmän työtä. Todellisuus on päinvastainen.
Perinteisessä isännöinnissä ulkopuolinen ammattilainen hoitaa rutiinit kokonaisuudessaan. Kevytisännöinnissä taloyhtiö itse hoitaa arjen juoksevat asiat, mutta tekee sen modernien digitaalisten työkalujen avulla, ei paperinipuilla ja sähköpostiketjuilla.
Tämä sopii erityisesti OTO-isännöitsijälle, joka haluaa hoitaa asiat kunnolla mutta ei halua hukata aikaa turhaan etsimiseen tai manuaaliseen pyörittelyyn.
Reilu Kevytisännöinnin kiinteään kuukausihintaan sisältyy ReiluSoftan lisäksi myös sähköinen taloushallinto, kirjanpito ja laskutus Netvisorissa sekä Festum Accountingin kirjanpitäjän hoitamat perustoimenpiteet: ostolaskujen kiertoon laittaminen ja tiliöinti viikoittain sekä kirjanpidon täsmäytykset kvartaaleittain. Netvisor tarjoaa myös reaaliaikaisen näkymän kassavirtaan, joten hallitus näkee, milloin rahat riittävät ja milloin on syytä toimia.
Jos tulee tilanne, jossa tarvitaan ammattimaista isännöitsijän tukea, esimerkiksi urakan kilpailutuksessa tai remontin valvonnassa, se on saatavilla lisäpalveluna. Maksat siitä vain silloin, kun todellinen tarve on olemassa.
Aloita asiakirjajärjestys kuntoon, hinta ja käyttöönotto
Reilu Kevytisännöinti maksaa 199 euroa kuukaudessa, johon sisältyy aloitusmaksu 490 euroa. Hinnat sisältävät arvonlisäveron.
Vertailun vuoksi: 10 huoneiston taloyhtiölle perinteinen isännöinti maksaa tyypillisesti noin 600 euroa kuukaudessa. Kevytisännöinnillä säästö on noin 401 euroa kuukaudessa eli lähes 4 800 euroa vuodessa. Joillain taloyhtiöillä perinteisen isännöinnin kustannus voi olla huomattavasti korkeampikin.
Käyttöönotto on suunniteltu sujuvaksi. Taloyhtiön tiedot viedään järjestelmään, rekisterit rakennetaan kuntoon ja sen jälkeen arjen pyörittäminen alkaa digitaalisessa ympäristössä.
Jos taloyhtiösi hoitaa asiat pitkälti itse mutta kaipaa selkeää digitaalista alustaa taloyhtiön dokumenttien hallintaan, tutustu Reilu Kevytisännöintiin ja pyydä maksuton kartoitus. Sivun alaosassa on lomake, jonka kautta pääset alkuun helposti.