Taloyhtiön ostolaskujen hyväksyntä kannattaa järjestää niin, että hallitus nimeää selkeästi, kuka laskuja saa hyväksyä, ja kirjaa käytännön hallituksen kokouspöytäkirjaan. Pienessä taloyhtiössä tämä tarkoittaa yleensä yhtä tai kahta allekirjoitusoikeudellista henkilöä, joiden toimivalta on rajattu euromääräisesti. Alla käymme läpi kaikki käytännön kysymykset prosessin rakentamiseksi alusta loppuun.
Kuka taloyhtiössä saa hyväksyä ostolaskuja?
Taloyhtiön ostolaskuja saa hyväksyä henkilö, jolle hallitus on antanut siihen valtuutuksen. Käytännössä tämä on useimmiten hallituksen puheenjohtaja, isännöitsijä tai muu hallituksen nimeämä vastuuhenkilö. Toimivallasta on aina oltava kirjallinen päätös, jotta vastuu on selkeä.
Asunto-osakeyhtiölaki antaa hallitukselle yleistoimivallan taloyhtiön hallinnossa. Hallitus voi siis itse päättää, kuka saa hyväksyä laskuja ja minkä suuruisiin summiin asti. Pienessä taloyhtiössä, jossa ei ole palkattua isännöitsijää, tämä vastuu kuuluu luontevasti hallituksen puheenjohtajalle tai OTO-isännöitsijälle.
Jos taloyhtiöllä on ulkopuolinen isännöitsijä, hänellä on usein käytännön rooli laskujen kierrätyksessä, mutta lopullinen hyväksyntä voidaan silti jättää hallituksen vastuulle. Tärkeintä on, että roolit eivät ole epäselvät ja että kukaan ei hyväksy omia laskujaan tai sellaisia hankintoja, joihin hänellä on henkilökohtainen intressi.
Mitä riskejä syntyy, jos hyväksyntäprosessi on epäselvä?
Epäselvä ostolaskujen hyväksyntäkäytäntö taloyhtiössä voi johtaa maksuvirheisiin, kirjanpidon epätarkkuuksiin ja pahimmillaan väärinkäytöksiin. Kun kukaan ei tiedä, kenen vastuulla hyväksyntä on, laskuja saatetaan maksaa tarkistamatta tai ne voivat viivästyä niin, että taloyhtiölle kertyy viivästyskorkoja.
Konkreettisia riskejä ovat muun muassa:
- Virheellisten tai perusteettomien laskujen maksaminen ilman asianmukaista tarkistusta
- Kirjanpidon täsmäytysvirheet, kun laskujen tiliöinti ei vastaa todellista hankintaa
- Vastuukysymysten epäselvyys, jos laskusta syntyy myöhemmin riita
- Osakkaiden luottamuksen heikkeneminen, jos taloudenpito ei vaikuta läpinäkyvältä
- Viivästyskulut, kun laskujen kierto on hidasta eikä eräpäiviä seurata
Erityisesti pienissä taloyhtiöissä, joissa hallituksen jäsenet toimivat vapaaehtoispohjalta oman päivätyönsä ohella, prosessin selkeys on erityisen tärkeää. Kun jokainen tietää roolinsa, arki sujuu eikä kukaan joudu kantamaan vastuuta, joka ei kuulu hänelle.
Miten ostolaskujen hyväksyntä kannattaa käytännössä organisoida?
Käytännön tasolla ostolaskujen hyväksyntä kannattaa organisoida niin, että yksi nimetty henkilö tarkistaa laskun oikeellisuuden ennen hyväksyntää ja toinen henkilö toimii varahenkilönä esimerkiksi lomien aikana. Euromääräinen raja, jonka ylittävät laskut vaativat hallituksen yhteisen päätöksen, kannattaa myös kirjata selkeästi.
Toimiva käytäntö pienelle taloyhtiölle näyttää usein tältä:
- Lasku saapuu sähköisesti taloushallintojärjestelmään
- Kirjanpitäjä tiliöi ostolaskun, ja laittaa sen hyväksyntäkiertoon
- Vastuuhenkilö tarkistaa, että lasku vastaa tilattua palvelua tai tavaraa
- Hyväksyntä ja maksatus tehdään sähköisesti järjestelmässä, jolloin hyväksyntä jää automaattisesti kirjallisena talteen
- Maksu suoritetaan automaattisesti eräpäivänä
Varahenkilön nimeäminen on usein unohdettu mutta tärkeä yksityiskohta. Jos ainoa hyväksyjä on lomalla tai sairastunut, laskut eivät saa jäädä odottamaan. Selkeä sijaistuskäytäntö estää viivästykset ilman, että taloyhtiön arki häiriintyy.
Sopiiko sähköinen laskujen hyväksyntä taloyhtiölle?
Sähköinen laskujen hyväksyntä sopii erinomaisesti taloyhtiölle, sillä se nopeuttaa prosessia, vähentää paperityötä ja jättää automaattisesti kirjallisen jäljen hyväksymisestä. Järjestelmä lähettää muistutuksen odottavista laskuista, joten eräpäivät eivät unohdu.
Reilu Kevytisännöinnissä taloyhtiön ostolaskujen hyväksyntä hoidetaan Netvisorissa, joka on yksi Suomen johtavista pilvipohjaisista taloushallinto-ohjelmistoista. Käytännössä hallituksen vastuuhenkilö kirjautuu Netvisoriin tietokoneella tai puhelimella, näkee saapuneet laskut, tarkistaa ne ja hyväksyy ne muutamalla klikkauksella. Kirjanpitäjä hoitaa laskujen tiliöinnin niin, että se menevät oikein kirjanpitoon. Kirjanpitäjä hoitaa myös kirjanpidon täsmäytykset kvartaaleittain, joten hallituksen ei tarvitse osata kirjanpitoa.
Sähköinen hyväksyntä on erityisen toimiva ratkaisu silloin, kun hallituksen jäsenet asuvat eri osoitteissa tai hoitavat taloyhtiön asioita oman päivätyönsä ohessa. Laskun voi hyväksyä mistä tahansa, milloin tahansa, eikä fyysistä tapaamista tarvita pelkän laskun takia.
Miten hyväksyntäkäytäntö kirjataan hallituksen päätökseen?
Ostolaskujen hyväksyntäkäytäntö kirjataan hallituksen kokouspöytäkirjaan niin, että päätöksestä käy ilmi hyväksyjän nimi ja asema, mahdollinen euromääräinen toimivaltaraja sekä varahenkilö. Päätös voidaan tehdä hallituksen varsinaisessa kokouksessa tai tarvittaessa kirjallisena päätöksenä ilman kokousta.
Kirjauksen ei tarvitse olla monimutkainen. Riittää, kun pöytäkirjaan tulee selkeä maininta esimerkiksi seuraavaan tapaan: hallitus valtuuttaa puheenjohtajan hyväksymään taloyhtiön ostolaskut enintään 500 euron arvoon asti, ja tätä suuremmista hankinnoista päätetään hallituksen kokouksessa. Varahenkilöksi nimetään hallituksen jäsen X.
Päätös kannattaa tarkistaa ja tarvittaessa päivittää aina, kun hallituksen kokoonpano muuttuu tai kun taloyhtiössä otetaan käyttöön uusi taloushallintojärjestelmä. Vanhentunut valtuutus voi aiheuttaa epäselvyyksiä erityisesti silloin, jos vastuuhenkilö vaihtuu kesken toimikauden.
Jos taloyhtiöllä on isännöitsijä, myös hänen roolinsa laskujen kierrätyksessä ja hyväksynnässä kannattaa kirjata isännöintisopimukseen tai erilliseen hallituksen päätökseen. Näin kaikilla osapuolilla on yhteinen käsitys siitä, kuka tekee mitä ja milloin.
Selkeä ostolaskuprosessi on yksi niistä asioista, jotka erottavat hyvin hoidetun taloyhtiön sekavasti hoidetusta. Jos taloyhtiösi etsii kokonaisratkaisua, jossa sähköinen laskujen hyväksyntä, kirjanpito ja hallinnolliset rekisterit ovat kaikki samassa paketissa, tutustu Reilu Kevytisännöinnin palveluun ja pyydä tarjous suoraan sivulta.