Taloyhtiön hallitukseen astuminen tuntuu monesta aluksi haastavalta. Mitä kaikkea pitää seurata? Riittääkö oma osaaminen? Ja mitä tapahtuu, jos jokin menee pieleen?
Totuus on tämä: taloyhtiön talouden hallinta kuuluu hallitukselle isännöintimallista riippumatta. Oikeat työkalut tekevät siitä hallittavaa, ei ylivoimaista.
Nämä talousluvut hallituksen on tunnettava
Taloyhtiön hallituksen taloudellinen vastuu on lakisääteinen. Se ei poistu delegoimalla, mutta se on täysin mahdollista hoitaa hyvin, kunhan tietää, mitä seurata.
Keskeisimmät talousluvut, jotka hallituksen on syytä tuntea:
- Talousarvio eli budjetti, joka hyväksytään yhtiökokouksessa vuosittain
- Toteutunut tulos suhteessa budjettiin eli pysytäänkö suunnitelmassa
- Kassatilanne eli onko yhtiöllä riittävästi rahaa juokseviin kuluihin
- Vastikkeiden kertymä eli maksavatko osakkaat vastikkeensa ajallaan
- Korjausvastuut ja lainat eli mitä tulevaisuudessa on tulossa ja miten se rahoitetaan
Nämä eivät vaadi kirjanpitäjän koulutusta. Ne vaativat selkeän näkymän oikeisiin lukuihin oikeaan aikaan.
Vastikeseuranta, laskut ja budjetti – missä piilee riski?
Suurin riski taloyhtiön taloudessa ei ole yksittäinen iso lasku. Se on pieni, huomaamaton epätasapaino, joka kasvaa ajan myötä.
Käytännön esimerkkejä tilanteista, joissa asiat voivat mennä pieleen:
- Vastikkeita jää perimättä, koska kukaan ei seuraa maksuliikennettä aktiivisesti
- Ostolaskuja hyväksytään ilman, että tiedetään, onko kuluerä budjetoitu
- Budjetti laaditaan kerran vuodessa, mutta toteutumaa ei seurata lainkaan
- Kassatilanne yllättää, kun iso lasku saapuu samaan aikaan, kun vastikkeet eivät ole vielä kertyneet
Nämä tilanteet eivät johdu osaamattomuudesta. Ne johtuvat puuttuvasta näkyvyydestä. Kun taloyhtiön talous on hajallaan eri papereissa ja sähköposteissa, kokonaiskuva hämärtyy.
Digitaaliset työkalut helpottavat talouden hallintaa
Reilu Kevytisännöinnissä taloyhtiön taloushallinto hoidetaan Netvisorissa, joka on selkeä ja helppokäyttöinen pilvipalvelu.
Netvisor antaa hallitukselle reaaliaikaisen näkymän kassavirtaan. Järjestelmä ennustaa, milloin rahat riittävät ja milloin ne loppuvat, joten hallitus pystyy tekemään päätöksiä ajoissa, ei jälkikäteen.
Käytännössä Netvisorissa hoituvat:
- Vastikeseuranta reaaliajassa
- Ostolaskujen hyväksyntä sähköisesti
- Laskutus ja maksuliikenne
- Kirjanpito ja taloushallinto
Festum Accountingin kirjanpitäjä hoitaa ostolaskujen kiertoon laittamisen sekä tiliöinnin viikoittain ja kirjanpidon täsmäytykset kvartaaleittain. Hallituksen tehtäväksi jäävät ostolaskujen hyväksyntä ja vastikeseuranta, jotka hoituvat muutamalla klikkauksella. Hallitus sekä hyväksyy että laittaa laskut maksuun suoraan Netvisorissa nappia painamalla – ilman tarvetta kirjautua erikseen verkkopankkiin.
Kiinteistön hallinnolliset asiat, kuten osake- ja asukasrekisteri, dokumentit, lainaseuranta, kunnossapito- ja muutostöiden dokumentointi sekä isännöitsijäntodistusten laadinta, hoidetaan puolestaan ReiluSoftassa. Isännöitsijäntodistuksen saat napin painalluksella ilmaiseksi, kun perinteisesti sama todistus maksaa 150–200 euroa.
ReiluSoftan pohjalla on RT-kortiston mukaiset rakennusosien tekniset käyttöiät, jotka antavat hallitukselle hyvän pohjan kunnossapitotarveselvityksen eli PTS:n tekemiseen – järjestelmä näyttää mitkä rakennusosat lähestyvät laskennallisen käyttöikänsä loppua.
Kevytisännöinti tukee hallitusta ilman turhia kuluja
Reilu Kevytisännöinti maksaa 199 euroa kuukaudessa (aloitusmaksu 490 €, hinnat sisältävät alv:n). Hintaan sisältyvät ReiluSofta, Netvisor-taloushallinto sekä kirjanpitäjän perustoimenpiteet. Tilinpäätöksen laadinta maksaa Reilu Kevytisännöinnissä 259 euroa (sis. alv) erikseen.
Vertailun vuoksi: perinteinen isännöinti maksaa tyypillisesti 600–800 euroa kuukaudessa 10–20 huoneiston taloyhtiölle.
Kevytisännöinti ei ole halvempi versio perinteisestä isännöinnistä. Se on erilainen toimintamalli, jossa hallitus kantaa arjen rutiinit itse digitaalisten työkalujen avulla. Perinteinen isännöinti sopii erinomaisesti taloyhtiöille, joissa hallitus haluaa ulkoistaa kaiken. Kevytisännöinti sopii hallitukselle, joka haluaa pitää langat omissa käsissään.
Jos hallitus tarvitsee tukea isännöitsijältä, esimerkiksi urakan kilpailutuksessa, yhtiökokouksen järjestämisessä tai muussa vaativammassa tilanteessa, apua saa lisäpalveluna. Isännöitsijän tuki ei kuulu kiinteään hintaan, ja niin sen kuuluukin olla: maksat vain siitä, mitä oikeasti tarvitset.
Aloita taloyhtiön talouden hallinta selkeältä pohjalta
Hallitustyö on hallittavissa, kun taloyhtiön talous on näkyvissä yhdessä paikassa ja rutiinit on selkeästi jaettu.
Reilu Kevytisännöinti on suunniteltu juuri tähän: pienille ja omatoimisille taloyhtiöille, joiden hallituksilla on halua kantaa vastuu, mutta ei tarvetta maksaa täydestä isännöintipaketista.
Jos tunnistat itsesi tässä tekstissä, kannattaa tutustua palveluun tarkemmin ja pyytää kartoitus omalle taloyhtiöllesi.